Hábitos atómicos financieros para tu empresa

En el libro Hábitos Atómicos de James Clear, se describe que el cambio de conducta ocurre en tres capas diferentes:

1. Cambio de resultados: Se trata de los objetivos o metas que quieres alcanzar, cómo generar más ingresos o reducir los gastos en tu empresa.

2. Cambio de procesos: Son los hábitos y sistemas que implementas para lograr esos resultados, cómo revisar los informes financieros mensualmente o ajustar el presupuesto.

3. Cambio de identidad: Esta es la capa más profunda e implica cambiar la forma en que te ves a ti mismo. En este caso, te percibirías como una persona disciplinada y hábil para gestionar las finanzas de tu empresa.

¿Cómo aplicar estas tres capas al análisis financiero de tu empresa?

1. Resultados (Qué quieres lograr):

 - Incrementar los márgenes de beneficio.

 - Reducir costos innecesarios.

 - Aumentar la rentabilidad general de la empresa.

2. Procesos (Cómo lo vas a lograr):

 - Establecer hábitos mensuales, como revisar los balances, el flujo de caja y los gastos fijos.

 - Implementar un sistema de registro de ingresos y gastos que sea fácil de mantener.

 - Revisar y ajustar el presupuesto en función de los resultados obtenidos.

3. Identidad (Quién necesitas ser):

 - Ser una persona que está constantemente al tanto de las finanzas de su empresa.

 - Desarrollar una identidad de alguien organizado y proactivo en la toma de decisiones financieras.

Lista de actividades mensuales para controlar los resultados financieros de tu empresa

El enfoque de Hábitos Atómicos sugiere comenzar con pequeños cambios que se integren fácilmente en tu día a día y que eventualmente se conviertan en un sistema sólido y automatizado.

1. Revisión de ingresos:

 - Analizar todas las fuentes de ingresos.

 - Comparar los ingresos actuales con el mes anterior y con el mismo mes del año pasado.

2. Revisión de gastos:

 - Desglosar los gastos fijos y variables.

 - Identificar y eliminar gastos innecesarios.

3. Análisis de flujo de caja:

 - Revisar si hay suficiente flujo de efectivo para cubrir las operaciones diarias.

 - Prever posibles problemas de liquidez.

4. Balance general:

 - Revisar los activos y pasivos.

 - Asegurarse de que el balance esté alineado con los objetivos de crecimiento de la empresa.

5. Revisión del presupuesto:

 - Comparar el presupuesto planificado con los resultados reales.

 - Ajustar el presupuesto según sea necesario para el mes siguiente.

6. Evaluación de rentabilidad:

 - Calcular la rentabilidad mensual.

 - Analizar qué productos o servicios están generando más margen de beneficio.

7. Reunión financiera (si tienes equipo):

 - Revisar los resultados con el equipo encargado de las finanzas.

 - Proponer acciones correctivas en caso de desviaciones.

8. Revisión de metas:

 - Verificar si los objetivos financieros a corto y largo plazo están en buen camino.

 - Ajustar metas si es necesario.

9. Planificación de impuestos:

 - Asegurarse de que se estén haciendo las retenciones o provisiones necesarias para el pago de impuestos.

10. Actualización de registros contables:

 - Mantener todos los registros financieros actualizados para facilitar el análisis futuro y la toma de decisiones rápidas.

Integrar estas actividades como hábitos mensuales te permitirá tener un control más efectivo de las finanzas de tu empresa y asegurarte de que estás avanzando en la dirección correcta.

Ejemplos numéricos en cada caso:

Aquí te detallo cada uno de los puntos con ejemplos prácticos para que puedas implementar el control financiero mensual en tu empresa.

1. Revisión de ingresos

Ejemplo: Supongamos que tienes una empresa de consultoría y el mes pasado facturaste $10,000. Este mes has facturado $9,500.

- Acción: Compara los ingresos con el mes anterior y con el mismo mes del año pasado. Si en septiembre de 2023 ganaste $8,000, aunque este mes haya sido menor que el anterior ($10,000), tu tendencia anual sigue siendo positiva. Esto te ayuda a identificar patrones y ajustar tus expectativas.

2. Revisión de gastos

Ejemplo: Tienes gastos fijos mensuales de $4,000 (alquiler, nómina, servicios) y gastos variables de $1,500. Este mes detectas que los gastos variables aumentaron a $2,200 debido a la compra de nuevos equipos no planificados.

- Acción: Analiza cada gasto. ¿Fueron necesarios? Si no, decide cómo reducir estos costos para el siguiente mes, tal vez planificando mejor las compras y buscando alternativas más económicas.

3. Análisis de flujo de caja

Ejemplo: Tu empresa tiene $15,000 en la cuenta bancaria al inicio del mes y, después de pagar $6,000 en gastos, tienes $9,000 restantes.

- Acción: Si bien tienes efectivo disponible, debes proyectar los próximos pagos (salarios, impuestos, etc.) para asegurarte de que siempre tendrás suficiente liquidez. Si tu flujo de caja es bajo, puedes ajustar los plazos de cobro a clientes o buscar un financiamiento temporal.

4. Balance general

Ejemplo: Supón que tienes $50,000 en activos (efectivo, inventarios, equipos) y $20,000 en pasivos (préstamos, cuentas por pagar).

- Acción: Revisa si el balance entre activos y pasivos es saludable. Si tienes demasiadas deudas en comparación con tus activos, podrías buscar maneras de reducir los pasivos o aumentar los activos, como invertir en más inventario o equipos que te generen ingresos.

5. Revisión del presupuesto

Ejemplo: A principio de año, habías presupuestado gastar $5,000 mensuales, pero este mes has gastado $6,500.

- Acción: Revisa qué causó la diferencia. Si fueron gastos extraordinarios, como una reparación imprevista, podrías ajustar el presupuesto para los próximos meses o reasignar fondos de otras áreas menos prioritarias para compensar.

6. Evaluación de rentabilidad

Ejemplo: Tu empresa vende dos tipos de productos. El producto A tiene un margen de beneficio del 30%, mientras que el producto B tiene solo un 10%. Este mes vendiste más del producto B.

- Acción: A pesar de que las ventas aumentaron, la rentabilidad general disminuyó debido al menor margen del producto B. Esto puede indicarte que es mejor impulsar más ventas del producto A en los próximos meses para mejorar la rentabilidad general.

7. Reunión financiera

Ejemplo: En la reunión con tu equipo de contabilidad, observas que los costos de insumos para producir tu producto principal han subido un 15% en los últimos meses.

- Acción: Discutes posibles soluciones, como negociar con proveedores, buscar alternativas más económicas o ajustar los precios de venta. El objetivo es asegurar que el equipo esté alineado en las estrategias para controlar los costos y mejorar los márgenes.

8. Revisión de metas

Ejemplo: A inicio del año te propusiste aumentar los ingresos en un 20%, pero hasta este mes solo has logrado un incremento del 10%.

- Acción: Revisa si las metas establecidas eran realistas o si necesitas hacer ajustes. Quizás debas invertir más en marketing o mejorar la eficiencia de tu equipo de ventas. En lugar de esperar hasta fin de año para ajustar, lo haces cada mes para mantenerte en el camino correcto.

9. Planificación de impuestos

Ejemplo: Tu empresa tiene que pagar impuestos trimestrales, y calculas que deberás pagar $3,000 el próximo trimestre.

- Acción: Mensualmente apartas una parte de ese monto, digamos $1,000, para que cuando llegue el momento del pago, ya tengas el dinero listo. Esto evita que te quedes sin liquidez al momento de hacer pagos importantes.

10. Actualización de registros contables

Ejemplo: Llevas tus finanzas en un software de contabilidad y detectas que un cliente no ha sido registrado correctamente, lo que está afectando el análisis de tus cuentas por cobrar.

- Acción: Cada mes te aseguras de que todos los movimientos estén bien registrados y categorizados. Esto no solo facilita el análisis financiero, sino que también te permite generar reportes más precisos y rápidos cuando lo necesites.

Karina Rasic es una destacada experta en estrategia y finanzas corporativas. Es fundadora de Legalify.app y Makebusinessesflow.com. Se destaca por haber sido nombrada asesora y miembro del consejo directivo de varias startups colaborando así con el diseño del modelo de negocios para el levantamiento de capital. Además es inversora ángel en etapas pre-seed y seed con foco en empresas lideradas por mujeres. Su enfoque principal es ayudar a las empresas con las que trabaja a mejorar sus beneficios en base al diseño de una estrategia financiera sólida. Puedes contactarla en contact@makebusinessesflow.com o puedes reservar una cita .